Технология Логистических Систем

Проект по внедрению системы управления затратами на автопарк Comm.Fleet

Постановка задачи

Заказчик владеет парком автотранспорта во всех филиалах России. Основные затраты предприятия по обслуживанию автопарка:

	Закупка автомобилей		Страхование
	Техобслуживание		Установка доп. оборудования
	Ремонт		Мойка
	Обеспечение топливом

Основная проблема Заказчика:

Сотрудники компании, имеющие отношение к автопарку, работают в различных приложениях, установленных на разных серверах и персональных компьютерах, что неудобно, трудоемко и непрозрачно. Необходимо перенести в одно централизованное информационное поле следующие активности:

Учет затрат по счетам контрагентов
Анализ расходов и бюджетирование транспортного отдела
Ведение справочников по транспортным средствам и водителям
Архивация документов
Контроль пробегов и расхода топлива
Контроль проведения работ по учету в ГИБДД и страхованию

Требования

Cистема должна обладать удобным современным интерфейсом
Учет по каждой единице автопарка должен вестись в привязке к структурному подразделению компании и ответственному лицу
Система должна обладать мощными аналитическими возможностями, которые могли бы быть применены при анализе затрат и составлении бюджета

Решение ТЛС

Детальный анализ процессов и документооборота на уровнях бюджетного и транспортного отделов. Фиксирование требований по функциональной оснащенности системы. Формулировка предложений по оптимизации процессов и составление концептуального дизайна TO-BE
Применение в качестве интеграционного решения системы
«Сomm.Fleet» от партнера ТЛС, компании «Community 4 You»
Реализация в системе учета ДТП в разрезе транспортных единиц и водителей

Сбор, анализ и загрузка в систему начальных данных по
всем филиалам (транспортные средства, дерево расходов,
иерархия подразделений, принадлежность ответственных
лиц к подразделениям, водители, документы)
Автоматизация загрузки счетов контрагентов разных
типов
Интеграция с GPS-системой «СКАУТ». Автоматический учет
пробегов
Применение стандартных и разработка новых
аналитических и оперативных отчетов и печатных форм, в
том числе: путевые листы, контроль расхода топлива,
анализ ремонтов и износа, распределенный по
финансовому периоду отчет по затратам в разрезе
структурных подразделений и расходных статей
Настройка напоминаний: прохождение ТО в зависимости
от даты или пробега, продление документов и топливных
карт, замена резины и др.
Настройка ролевых профилей и прав для пользователей

Достигнутый результат

Ввод счетов контрагентов в учетную систему благодаря интерфейсу обмена данными стал значительно проще и экономичнее в отношении привлекаемых ресурсов. Существенно сократилось количество ошибок при вводе
У предприятия появился единый банк данных о транспортных средствах и водителях, их характеристиках и связанных документах (топливные карты, страховые полисы, медицинские справки, водительские удостоверения и пр.). Система готова напомнить специалистам технической службы о времени продления или замены любого документа, о приближающемся сроке прохождения очередного техобслуживания или оплаты страховой премии по ОСАГО или КАСКО

В систему была реплицирована иерархическая структура предприятия по всем филиалам Заказчика. Транспортные средства и ответственные лица закреплены за структурными подразделениями. Это позволило получить отчетность и аналитику по затратам в любых интересующих ракурсах
Существенно повысилась прозрачность затрат. Появилась возможность автоматического контроля расхода топлива, затрат на ремонт в разрезе марок, моделей и срока эксплуатации, износа отдельных узлов и агрегатов автомобилей
Появилась возможность централизованного мониторинга в режиме онлайн ситуации с расходами на автопарк по всем филиалам и подразделениям компании