Проект по внедрению системы управления затратами на автопарк Comm.Fleet

Постановка задачи

Заказчик владеет парком  автотранспорта во всех филиалах России. Основные затраты предприятия по обслуживанию автопарка:

m-2

Закупка автомобилей

m-7

Страхование

m-6

Техобслуживание

m-3

Установка доп. оборудования
m-5 Ремонт m-1 Мойка

m-4

Обеспечение топливом

   
Основная проблема Заказчика:

Сотрудники компании,  имеющие  отношение к автопарку, работают в различных приложениях, установленных на разных серверах и персональных компьютерах, что неудобно, трудоемко и непрозрачно. Необходимо перенести в одно централизованное информационное  поле следующие  активности:

  • Учет затрат по счетам контрагентов
  • Анализ расходов и бюджетирование транспортного отдела
  • Ведение справочников по транспортным средствам и водителям
  • Архивация документов
  • Контроль пробегов и расхода топлива
  • Контроль проведения работ по учету в ГИБДД и страхованию
Требования
  • Cистема должна обладать удобным современным интерфейсом
  • Учет по каждой единице автопарка должен вестись в привязке к структурному  подразделению компании и ответственному лицу
  • Система должна обладать мощными аналитическими возможностями, которые могли бы быть применены при анализе  затрат и составлении   бюджета
Решение ТЛС
  • Детальный анализ процессов и документооборота на уровнях бюджетного и транспортного отделов. Фиксирование требований по функциональной оснащенности системы. Формулировка предложений по оптимизации процессов и составление концептуального дизайна TO-BE
  • Применение в качестве интеграционного решения системы
    «Сomm.Fleet»  от  партнера ТЛС,  компании  «Community 4 You»
  • Реализация в системе учета ДТП в разрезе транспортных единиц и водителей
  • Сбор, анализ и загрузка в систему начальных данных по
    всем филиалам (транспортные средства, дерево расходов,
    иерархия подразделений, принадлежность ответственных
    лиц к подразделениям, водители, документы)
  • Автоматизация загрузки счетов контрагентов разных
    типов
  • Интеграция с GPS-системой «СКАУТ». Автоматический учет
    пробегов
  • Применение стандартных и разработка новых
    аналитических и оперативных отчетов и печатных форм, в
    том числе: путевые листы, контроль расхода топлива,
    анализ ремонтов и износа, распределенный по
    финансовому периоду отчет по затратам в разрезе
    структурных подразделений и расходных статей
  • Настройка напоминаний: прохождение ТО в зависимости
    от даты или пробега, продление документов и топливных
    карт, замена резины и др.
  • Настройка ролевых профилей и прав для пользователей

55

Достигнутый результат
  • Ввод счетов контрагентов в учетную систему благодаря интерфейсу обмена данными стал значительно проще и экономичнее в отношении привлекаемых ресурсов. Существенно сократилось количество ошибок при вводе
  • У предприятия появился единый банк данных о транспортных средствах и водителях, их характеристиках и связанных документах (топливные карты, страховые полисы, медицинские справки, водительские удостоверения и пр.). Система готова напомнить специалистам технической службы о времени продления или замены любого документа, о приближающемся сроке прохождения очередного техобслуживания или оплаты страховой премии по ОСАГО или КАСКО
  • В систему была реплицирована иерархическая структура предприятия по всем филиалам Заказчика. Транспортные средства и ответственные лица закреплены за структурными подразделениями. Это позволило получить отчетность и аналитику по затратам в любых интересующих ракурсах
  • Существенно   повысилась  прозрачность  затрат. Появилась  возможность автоматического  контроля  расхода топлива, затрат  на  ремонт в разрезе марок, моделей и срока эксплуатации, износа отдельных узлов и агрегатов автомобилей
  • Появилась возможность централизованного мониторинга в режиме онлайн ситуации с расходами на автопарк по всем филиалам и подразделениям компании