Учет затрат на собственный парк автотранспорта: проблемы и решения

Журнал «Логистика» № 3/2012

В данной публикации предлагаю читателям «Логистики» поговорить о проблемах, связанных с учетом, анализом и оптимизацией затрат на автотранспорт, принадлежащий компаниям любых сфер бизнеса. Это могут быть транспортные компании, осуществляющие доставку грузов, компании, работающие в сфере различного рода услуг, торговые организации — словом, все, кто имеет собственный парк грузовых, легковых или специализированных транспортных средств.

 

Владение транспортом (что, по существу, довольно расходно в смысле вынужденных затрат на обеспечение ГСМ, ремонт, сервисное обслуживание, страхование и т.д.) обязывает владельца автопарка не только искать способы повышения доходов и пути решения проблемы максимальной загруженности техники, но и вести постоянный анализ затрат, управлять ими и минимизировать. Простой пример: транспортное средство (ТС) марки «Х» после «N» лет эксплуатации при определенной загруженности и в конкретных условиях (температура и влажность среды, город/трасса и т.п.) начинает существенно «потреблять» денежные средства: увеличивается расход топлива, приходится чаще делать мелкий и средний ремонт; ТС больше стоит в сервисном центре, чем используется по прямому назначению. Как оперативно выявить такую проблему, проанализировать её, предпринять необходимые действия по замене ТС или, что не исключено, вообще отказаться от использования марки «Х» в компании?

Многие по старинке используют для этих целей «рукописные» приложения, созданные собственными или привлеченными IT-специалистами, пытаются почерпнуть информацию из бухгалтерских отчетов предприятия, испытывая неминуемые трудности по её получению и систематизации, а порой и вовсе ведут учет в журналах и других бумажных носителях. Стоит ли говорить, насколько это неудобно и непрозрачно, как много ресурсов расходуется на такие методы учета? А если компания включает в себя филиалы в различных регионах страны и за рубежом, имеет в собственном парке сотни единиц техники, совершающих постоянные рейсы и поездки в различных часовых поясах?

Безусловно, в таких условиях лучше всего использовать сертифицированное программное обеспечение (ПО), позволяющее сделать все затраты прозрачными, предполагающее одновременную работу многих пользователей в различных филиалах компании, позволяющее разграничить права доступа к различного рода информации между пользователями, филиалами и отделами, консолидировать всю накопленную информацию и централизованно анализировать её на любом уровне иерархической структуры компании. К этому стоит добавить наличие целого комплекса встроенных модулей, в т.ч. отчетности, как оперативной, так и аналитической. Кроме того, подобное ПО дает возможность самому пользователю (с привлечением минимальных IT-ресурсов) создавать необходимые дополнительные отчеты и печатные формы, а также хранить любого рода информацию в преднастроенных или дополнительных, легко создаваемых пользователем программных полях UDF (User-Defined Field). И, наконец, подобные системы легко интегрируются с современными системами спутникового слежения GPS и Глонасс, что дает возможность в режиме online отображать в интерфейсе приложения суммарный пробег по каждой оборудованной специальным устройством единице парка, её текущие координаты и пройденную ей дистанцию за любой промежуток времени.

В данной статье мы поговорим о разработке наших германских партнеров, компании Community 4 You, — приложении «Comm.Fleet» (далее CF), являющемся расширенной версией программы «Fleet+» (fleet — буквально с англ.: флотилия, авиа или автотранспортный парк и т.д., прим. автора).

Компания «ТЛС», являясь российским партнером C4Y, обладает опытом внедрения Comm.Fleet в одной из ведущих российских компаний — поставщике услуг сотовой связи.

Сразу оговоримся, что данное приложение не предназначено для оптимизации маршрутов и пробегов единиц парка между географическими объектами. Его основные задачи:

• вести учет любых затрат, связанных с использованием транспорта;
• с помощью специального встроенного модуля оперативно информировать пользователя о необходимых действиях, которые нужно предпринять по отношению к той или иной единице парка (плановое ТО, продление страхового полиса и т.п.) или сотруднику (прохождение медицинской комиссии, продление водительских прав и т.д.);
• быстро и наглядно формировать аналитические отчеты по любым видам затрат и за любой отчетный период, создавать собственные поля для хранения данных и строить по ним отчеты;
• разрабатывать любые печатные формы (путевые листы, доверенности, справки).

 

ОБЪЕКТЫ, СОБСТВЕННО ТРАНСПОРТНЫЕ СРЕДСТВА (OBJECTS)

• Единицы автопарка — это Объекты CF. Существует огромный набор полей для хранения всевозможных характеристик ТС. Для того, чтобы назначить спецификацию для ряда однотипных ТС (набор основных параметров, таких как тип ТС и марка, тип и объем двигателя, наличие кондиционера и АКПП, вид топлива, тип кузова и пр.), достаточно один раз создать такую спецификацию, указав все эти параметры, а потом назначать её для всех однотипных ТС (см. рисунок 1).
• Все Объекты имеют обязательную ссылку на Делового партнера (ДП, см. ниже). Это может быть структурное подразделение компании, сторонняя организация или конкретный сотрудник. Кроме этого существует возможность назначить для ТС Водителя, который, также являясь ДП, в свою очередь может быть привязан в транзакции «Водитель» к другому Деловому партнеру (сотруднику или подразделению). Такой набор функциональных связок между ТС и ДП обеспечивает максимальную гибкость и может отвечать любым требованиям и бизнес-процессам заказчика.
• В модуле Объекты существует удобный переход одним нажатием на связанные с данным ТС данные: полисы, пробеги, ДТП и др.

 

ДЕЛОВЫЕ ПАРТНЕРЫ (BUSINESS PARTNERS)

• Любые структурные подразделения предприятия, сотрудники, страховые либо топливные компании и другие контрагенты учитываются в системе как Деловые партнеры. Между ними может быть по желанию выстроена иерархическая зависимость (подчиненность), что позволяет хранить в CF структуру предприятия и использовать это для построения отчетов по любому уровню вложенности (например, затраты на транспорт, относящийся к такому-то департаменту или отделу, с учетом всех нижестоящих структурных подразделений).
• ДП группируются в Клиентов (Clients), обязательное поле в ДП, что обеспечивает возможность разделить автопарк и ДП по филиалам или региональным подразделениям компании с разграничением доступа конечных пользователей к тем или иным Объектам, ДП, страховым полисам и другим документам.
• На уровне Клиента также удобно хранить «позицию финансового менеджмента» (ПФМ). Это бухгалтерский термин, например, Транспортные службы различных региональных подразделений могут иметь свою ПФМ. Таким образом, учитывается, по какой подотчетной структурной единице произошел тот или иной расход. При этом при смене Клиента в ДП расходы, ложащиеся на ТС, привязанное к данному ДП, автоматически начинают учитываться по новому ПФМ.

 

АВТОПАРКИ (FLEETS)

• Очень часто бизнес-процессы предприятия предполагают возможность одновременного наличия прав на управление одним и тем же ТС разными сотрудниками (водителями) и наоборот — один сотрудник может иметь право управлять группой ТС. Таким образом, необходимо печатать для сотрудника доверенность на управление группой ТС. С этой целью используется модуль Автопарки, позволяющий создать структуру Парк и объединить в ней любые ТС.
• Кроме этого, Парки могут быть использованы в модуле Аналитика для быстрого объединения в отчет любой группы ТС.

 

ДЕРЕВО РАСХОДОВ (COST TREE)

• Все Виды расходов (Cost Types) выстраиваются в Comm.Fleet в «Дерево расходов» — иерархическую структуру. Например, Ремонт и обслуживание — Слесарный ремонт — Замена ремня ГРМ. Таким образом, Дерево представляет собой набор выше- и нижестоящих Видов расходов, позволяющий удобно совершать поиск при ручном создании Счета.
• На уровне Вида расхода удобно хранить информацию о номерах расходных и приходных ФС («функциональных сфер» в терминах бухгалтерского учета) или «расходных и приходных статей». Кроме этого, на данном уровне возможно хранить исключения (альтернативные ФС) в зависимости от того или иного Клиента. Такая гибкость весьма полезна при формировании оперативных отчетов.

 

 

СЧЕТА (INVOICES)

• Существует возможность разделять Счета по приходным и расходным, по различным типам (авансовые, наличные расходы, безналичные платежи и т.п.).
• Счет может быть привязан к одному или нескольким Объектам (Квитанциям), а на уровне каждого из них — к тем или иным Видам расхода, формируя при этом Позиции счета. При этом в Позициях могут учитываться стоимость, единица измерения, количество, цена нетто, налоговая ставка, ценна брутто. Пересчет нетто-брутто возможен в любую сторону.

 

НАПОМИНАНИЯ (TASKS AND DUE DATES)

• Полезный и удобный инструмент, призванный напомнить о наступлении определенного события. Это могут быть как напоминания о необходимых действиях конкретным пользователям CF (транзакция Действия ДП), так и отслеживание сроков (транзакция Сроки) по обслуживанию определенных ТС (плановое ТО, например). При этом учет последних возможен с отслеживанием и пробега, и календарной даты. Представляет возможность настройки опции автоматической проводки Срока при закрытии Счета по определенному Виду расхода (например, плановое ТО). При этом автоматически создается новый Срок с таким же следующим пробегом или через такой же интервал времени.

 

 

 

ИМПОРТ И ЭКСПОРТ ДАННЫХ И ИНТЕГРАЦИЯ С СИСТЕМАМИ СПУТНИКОВОГО СЛЕЖЕНИЯ

Приложение содержит функционал, позволяющий настраивать разовый и периодический (в т.ч. автоматический) импорт и экспорт данных:

• мастер данных (Объекты, ДП, Страховые полисы, Топливные карты, Документы водителей, показания одометров ТС и пр.);
• счета и данные о расходе топлива;
• информация о пробегах из систем GPS/Глонасс.

Обмен данными осуществляется посредством настройки файлообмена в форматах .csv или .xml.

 

ВСТРОЕННЫЙ МОДУЛЬ АНАЛИТИКА. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ГЕНЕРАТОРОМ CHRYSTAL REPORTS

• Пользователю дается возможность собирать отчетность в разрезе Объектов и Автопарков по любым выбираемым Видам расходов. Настраиваемый вид окна поиска дает большие возможности по настройке выборки. При владении навыками работы с генератором отчетов Crystal Reports возможно создание и размещение в любых модулях приложения требуемых оперативных отчетов и печатных форм. При этом при взаимодействии с системами слежения и настройке импорта счетов от топливных компаний по номерам топливных карт становится возможной автоматическая печать «задним числом» Путевых листов, в которые тянется информация об ежедневных пробегах и заправках. Водителю достаточно раз в месяц подписать такой документ вместо того, чтобы заполнять его ежедневно в ручном режиме.

 

УДОБНЫЙ И ЭРГОНОМИЧНЫЙ ИНТЕРФЕЙС

• Широкие возможности настройки набора полей, их расположения, преднастроенных параметров поиска (фильтров) на уровне пользователя во всех модулях приложения делает работу с БД простой, приятной и быстрой. Рисунок 4
• Существует функционал настройки шаблонов и групп доступа к различным модулям и программным полям приложения на уровне пользователя. В сочетании с возможностью настройки Ролей для пользователей («администратор», «обычный пользователь», «только отчеты»), это дает возможность выполнить практически любое требование по разграничению прав на чтение, создание и редактирование записей, ограничению рамок работы только с Объектами, ДП и документами данного Клиента или группы Клиентов.

 

Другие возможности:

• Учет остатков на собственном складе.
• Работа со страховыми полисами.
• Учет выдачи и сроков действия топливных карт.
• Регистрация и отслеживание ДТП.
• Выгрузка данных из интерфейса приложения в формате .xls.
• Хранение архивов файлов (сканы документов, фотографии и т.п.).

 

Оказавшись вовлеченным в процесс внедрения ПО такого рода, могу с уверенностью сказать, что Comm.Fleet можно сконфигурировать практически под любые требования заказчика. Кроме того, приложение отвечает высоким требованиям по скорости обработки запросов и времени начальных настроек и инсталляции. Логика работы приложения понятна и легко усваивается персоналом, архитектура БД прозрачна, а использование гибкого интерфейса не оставляет поводов для серьёзных нареканий.